Konferencijski management
Priprema projekta najvažniji je korak u uspješnoj organizaciji događanja. Uspješno događanje odraz je rada uloženog u pripremu. Spektar putovanja za svako događanje dodjeljuje voditelja projekta koji zajedno sa klijentom prolazi kroz sve faze pripreme projekta i priprema terminski plan.
Faze pripreme projekta:
- ODABIR LOKACIJE
- PREGOVARANJE
- REZERVACIJA SMJEŠTAJNIH KAPACITETA
- REZERVACIJA KONGRESNIH DVORANA
- OBAVJEŠTAVANJE SUDIONIKA
- IZRADA INTERNET STRANICE I PRJAVNICE
- KONTAKTIRANJE POZVANIH PREDAVAČA
- ODREĐIVANJE DODATNIH USLUGA
- ORGANIZACIJA HRANE I PIĆA
- KONTAKTIRANJE MEDIJA
- ODREĐIVANJE PROTOKOLA
- POZIVANJE VAŽNIH GOSTIJU
- ODREĐIVANJE AUDIO VIZUALNE OPREME
- IZRADA BROŠURA, CERTIFIKATA, POZIVNICA, I OSTALIH MATERIJALA
- NABAVKA KONFERENCIJSKIH TORBI
- ORGANIZACIJA TRANSPORTA
Jedan od najvažnijih zadataka u pripremi projekta je odabir lokacije događanja.
Pomažemo Vam u odabiru savršene lokacije: ovisno o veličini događanja, željenoj lokaciji, pristupnosti, fizičkim osobinama mjesta (broj dvorana, kapaciteti dvorana, mjesta za dodatna događanja), godišnjem dobu, atraktivnosti i naravno budžetu.
Naše 25 godišnje iskustvo i rad na svim lokacijama u Hrvatskoj i van nje, garancija Vam je iz prve ruke u odabiru prave lokacije.
Važan korak je i izrada web stranice
Naš web team registrira za Vas domenu i izrađuje responzivne internet stranice za praćenje informacija o događaju.
Također se kompletna prijava sudionika odvija putem internet stranice kao i eventualno zaprimanje radova.
Nakon odabira lokacije i izrade web stranice slijedi pozivanje sudionika:
kroz email obavijesti, izrada 1 i 2 obavijesti o događanju, oglasi u novinama, slanje poziva poštom, oglašavanje na web portalima.
Spektar putovanja, u okviru usluge kongresnog menadžmenta, nudi suvremen način online registracije.
Sve prijave vrše se online i ulaze u bazu podataka. Prijavnica može biti na stranici kongresa ili na web stranici klijenta, te se u tom slučaju sudionik za prijavu linka na našu web stranicu. Klikom na našu web stranicu zadržava se isti vizual kao i na stranici kongresa.
Izrada formulara vrši se u dogovoru s klijentom, te se na taj način za prijavu oblikuju podaci , koje klijent želi prikupiti od sudionika (uz generalne podatke, koji su potrebni za prijavu).
Prva faza jest registracija korisnika s ispunom osobnih podataka i odabirom kotizacije, smještaja, dodatnih usluga i ostalih usluga koje dogovorimo sa organizatorom kongresa.
Po uspješnom završetku, sudioniku se šalje mail s potvrdom registracije Svi podaci nalaze se u bazi podataka čime se u svakom trenutku mogu izvući statistički podaci bilo kojeg segmenta registracije i rezervacije.
Prema potrebama sastavljaju se izvještaji, koje klijent želi, npr:
- Lista sudionika sa svim podacima
- Kotizacije (ukupan iznos, iznos po vrstama kotizacije)
- Popunjenost hotela i sl.
Nakon obavljene online prijave sudionici na upisani email dobivaju potvrdu prijave.
Nakon primljene uplate , sudionicima se šalje automatska potvrda sudjelovanja iz baze podataka. Nudimo i moderan način kartičnog online plaćanja.
Online zaprimanje radova i sažetaka
Spektar putovanja raspolaže sa najmodernijim sustavom za prijavu znanstvenih i stručnih radova. Baza podataka omogućuje organizatorima jednstavan pregled zaprimljenih radova i jednostavno obaviještavanje autora o prihvaćanju njihovih sažetaka.
Zahvaljujući ovom modernom načinu zaprimanja radova, oblikovanje knjige sažetaka ili CD-a sa sažetcima radova vrlo je jednostavno.
Za Vas vodimo kompletan financijski menadžment događanja. Prije samog događanja zajednički kreiramo budžet i predviđamo prihode i troškove.
Voditelj projekta za Vas određuje fiksne i varijabilne troškove, koje možete transparetno pratiti tijekom pripreme i realizacije događanja.
Nakon određivanja troškova predlažemo Vam optimalan iznos kotizacija.
Svakodnevno kreiramo za Vas izvještaj i stanje financija i na kraju događanja izrađujemo finalan izvještaj o prihodima i rashodima.
Voditelj projekta sa klijentom stalno koordinira terminski plan i budžet konferencije. Klijentu dajemo svakodnevne izvještaje o stanju prijava, financija i ostalih usluga.
Za uspješno događanje osiguravamo za Vas: dekoracije, bine, hostese, catering, autobuse za transfere, glasanje i anketiranje i mnoge druge usluge.
Ideja za specijalnu uslugu:
Odmah tijekom konferencije možete kroz sustav glasanja tijekom predavanja dobiti odgovore na pitanja koja vas najviše zanimaju. Sudionici glasaju pomoću uređaja za glasovanje odgovaraju na postavljena pitanja.
Prevođenje
Naši stalni suradnici su profesionalni prevoditelji. Nudimo simultano i konzekutivno prevođenje. Za simultano prevođenje osiguravamo najmoderniju opremu.
Izrada konferencijskih materijala i signalizacije
Dizajn i printanje svih konferencijskih materijala:
– 1 i 2 obavijest
– Brošura
– Agenda
– Završni program
– Knjiga sažetaka
– Plakati
– Pingvini
– Mashevi
– Akreditacije
– Pozivnice za događanja
Catering
Organiziramo sve vrste ugostiteljskih usluga: radne ručkove, coffee breakove, koktel zabave, formalne večere, svečane večere.
Društveni program događanja
Organiziramo tematske zabave, gala večere, izlete, zabavni program, dodjele nagrada, koncerte…
Praćenje posjećenosti predavanja i obavještavanje sudionika
Kroz vlastiti software i QR kodove na akreditacijama sudionika, pratimo posjećenost predavanja. Software omogućuje i stalno slanje obavijesti sudinicima (ukoliko posjeduju pametni telefon).
Evaluacija događanja
Uspješnost događanja na Vaš zahtjev evaluiramo kroz ankete o zadovoljstvu. Anketu možemo napraviti na licu mjesta ili emailom nakon događanja. Anketiranje je moguće i izvršiti kroz ORIGIGI aplikaciju za korisnike pametnih telefona.
Izložbe i sponzorstva
Pomno osmišljamo pakete za sponzore. Vršimo kompletnu komunikaciju sa potencijalnim sponzorima. Brinemo za financijski menadžment sponzorstava. Izložbeni prostore uređujemo prema planu i nudimo mogućnost izrade štandova za klijente.
Najam tehničke opreme
Za Vas nabavljamo najbolju i najmoderniju tehničku opremu.
Uz voditelja projekta uvijek osiguravamo tim koji je uključen od samog planiranja događanja do realizacije. Profesionalan tim podrška Vam je tijekom cijelog događanja. Za svaki segment određujemo osobu koja kontrolira i koordinira sve usluge.
Organiziramo dostavu materijala, punjenje konferencijskih torbi, organiziramo izložbeni prostor, poster panoe. Organiziramo registracijski stol. Izrađujemo dnevne raporede i check liste.
Osiguravamo i info desk za sva pitanja sudionika. Koordiniramo dvorane i ugostiteljske usluge. Dočekujemo goste i važne predavače.
Organiziramo transfere do lokacije.
